Postęp technologiczny w coraz większym stopniu obejmuje kolejne dziedziny gospodarki. Nowoczesne rozwiązania udoskonalają dotychczasowe systemy operacyjne wielu branż. Dzięki temu wzrastają ich możliwości oraz produktywność. Modernizacja nie może również pominąć szczególnie istotnego działu jakim jest rachunkowość. KSeF cieszy się dużą popularnością wśród przedsiębiorców. Księgowanie faktur na platformie jest dużo prostszym zabiegiem aniżeli praca z wykorzystaniem faktur papierowych. Poza tym Krajowy system e-faktur, zdecydowanie poprawia jakość usług świadczonych przez firmę. Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przyspiesza proces rozliczeń z kontrahentami, a dodatkowo termin zwrotu VAT. Co daje korzystanie z Krajowego Systemu e-faktur i czy warto przejść na faktury ustrukturyzowane wcześniej przed nałożeniem obowiązku na wszystkich podatników?
1. Co to jest KSeF?
a) Ważne terminy dla podatników
2. Jakie są korzyści wysyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych?
3. Jak korzystać z KSeF?
4. Na czym polega wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-faktur?
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-faktur, został stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego administrowaniem zajmuje się Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Prawo do korzystania z procesu wystawiania faktur tą metodą obejmuje wszystkich zarejestrowanych podatników oraz podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT. Uprawnienia posiadają także jednostki zidentyfikowane w kraju do szczególnej procedury unijnej OSS z przypisanym polskim numerem NIP. Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem z dedykowanym numerem identyfikującym wystawianym za pomocą systemu teleinfomatycznego tj. KSeF.
Ważne terminy dla podatników
System e-faktur KSeF jest aktualnie dobrowolną formą, umożliwiającą wystawianie dokumentów. KSeF od kiedy stał się rzeczywistością, usprawnił pracę w wielu firmach. Dlatego też, dążąc do przyspieszenia procesów rozliczeniowych, ustanowiono że od 1 lipca 2024 faktura online za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, stanie się obowiązkowa dla podatników. Co istotne nie wiąże się to jednak z całkowitym porzuceniem faktur papierowych, które wciąż będą w obrocie księgowym, jak i elektronicznych w przypadku awarii systemu.
Jakie są korzyści wysyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych?
Rachunkowość prowadzona w Krajowym Systemie e-faktur przynosi podatnikom wiele korzyści. To w tej chwili jedna z najbardziej atrakcyjnych dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Przejście na elektroniczny system obiegu dokumentów, ułatwia i przyspiesza wiele procesów. Dzięki KSeF również i odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest ustandaryzowane. E-faktury wystawiane tą metodą ograniczają ryzyko pomyłek wynikających bardzo często z ludzkich drobnych przeoczeń. Poza tym działanie za pomocą Krajowego Systemu e-faktur oznacza skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 na 40 dni. Dodatkowo wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu w centralnej bazie poprzez integrację danych na platformie rządowej. Uprawnione firmy mają do nich stały dostęp 24/7 bez ograniczeń lokalizacyjnych lub czasowych. Wystawienie faktury w systemie wiąże się także ze zwiększonym bezpieczeństwem obiegu dokumentacji w tym również minimalizuje ryzyko ich zaginięcia. Firmy, które zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie KSeF, zyskują znaczącą przewagę konkurencyjną. Nie tylko mają więcej czasu na zaznajomienie się z procesem, ale i wychodzą naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom rynku, podnosząc jednocześnie efektywność współpracy z partnerami biznesowymi.
Jak korzystać z KSeF?
Aby móc wystawiać faktury ustrukturyzowane, należy być zalogowanym użytkownikiem platformy. Dostęp do niej zyskuje się po uwierzytelnieniu i autoryzacji. Podmiot uprawniony do korzystania z KSeF, robi to w takim zakresie w jakim otrzymał uprawnienia. Może przeglądać oraz wystawiać dokumenty. Za pomocą systemu odbywa się także odbieranie e-faktur. Co istotne podatnik samodzielnie przydziela innym użytkownikom uprawnienia do korzystania z platformy w danym zakresie. Może włączyć w proces również osoby fizyczne.
Na czym polega wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-faktur?
Fakturę ustrukturyzowaną można uznać za wystawioną w momencie, gdy pojawia się w Krajowym Systemie e-faktur. Jeśli zaś chodzi o datę otrzymania dokumentu, to jest nią termin wygenerowania jej w KSeF. Termin wystawienia oraz otrzymania przez nabywcę jest zatem ten sam. Każdej fakturze przypisany zostaje indywidualny numer KSeF, który jednak nie jest spójny z numerem samej faktury. Ten przydziela bowiem samodzielnie podatnik.
Połączenie działalności z Krajowym Systemem e-faktur daje przedsiębiorcom wiele korzyści. To swojego rodzaju forma automatyzacji procesu wystawiania faktur, jak i ich odbierania. Korzystanie przez wszystkich podatników z jednej platformy rządowej, standaryzuje wszystkie czynności związane z procesem fakturowania. Dodatkowo KSeF jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, usprawniającym pracę, jak i zwiększającym efektywność współpracy z kontrahentami. Dlatego też warto rozważyć wcześniejsze włączenie firmowej księgowości do platformy, zanim korzystanie z niej, będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.
Materiał zewnętrzny
